Zapasy w rachunkowości i procesie produkcyjnym ze szczególnym uwzględnieniem materiałów

Zapasy są częścią aktywów obrotowych w jednostce gospodarczej. Wymagają najczęstszego magazynowania w porównaniu do reszty aktywów obrotowych, są również najrzadziej sprzedawane w celach majątkowych, ponieważ z reguły jednostka gospodarcza nabywa je w formie materiałów celu dalszej obróbki w półprodukty i wyroby gotowe, przeznaczone do dalszej sprzedaży w zmienionej formie i mniejszych ilościach od liczby nabytych jednostek materiału.

Czasem jednak niezgodności w procesie produkcyjnym lub niewłaściwa gospodarka magazynowa sprawia, że niektóre materiały przeznaczone są do dalszej odsprzedaży w celu zminimalizowania kosztów magazynowania, zredukowania marnotrawstwa oraz odzyskania części wartości oraz kosztów zakupu zalegających zapasów. Główny podział zapasów według ustawy o rachunkowości, za pomocą której regulowane są zasady księgowania, bilansowania oraz sprawozdawczości finansowej wyróżnia następujące elementy:
• materiały, które przeznaczone są do dalszego przerobu produkcyjnego lub administracyjnego
• materiały w drodze, za które wystawiona została już faktura VAT, które dostarczone zostaną w terminie późniejszym
• towary, czyli wyroby gotowe, które po odpowiednich procesach magazynowych doprowadzone zostały do stanu odpowiedniego do sprzedaży
• wyroby gotowe, z góry zaplanowane wyniki procesu produkcyjnego, które gotowe są do odpowiedniego magazynowania
• półprodukty, które są wyrobami po początkowych etapach procesu produkcyjnego i przeznaczone są na dalszą obróbkę w celu uzyskania wyrobów gotowych
• produkcję w toku, czyli wyroby między etapami procesu produkcji, których jednak nie da się jeszcze zmagazynować lub nie mają wartości mierzalnych, za pomocą których można określić ich stan w celach inwentaryzacyjnych.

Dwie ostatnie z wymienionych pozycji często myli się ze sobą, ponieważ różnice definicyjne są subtelne i często trudno wykrywalne w praktyce przy niezakończonych procesach produkcyjnych.
Struktura zapasów determinowana jest zwykle charakterem działalności prowadzonej przez różnego rodzaju jednostki gospodarczej. Najwięcej materiałów, wyrobów gotowych, półproduktów, a przede wszystkim produkcji w toku bywa zwykle w przedsiębiorstwach o charakterze produkcyjnym. Jednostki handlowe z powodu specyfiki działalności na stanie magazynowym mają przeważającą ilość towarów.

Materiały, które ze względu na przeznaczenie do obróbki w procesach produkcyjnych ulegają całkowitej zmianie strukturalnej, a co za tym idzie użyć je można tylko raz, ponieważ kiedy tylko wchodzą na etap obróbki produkcyjnej, uważane są już za produkcję w toku lub półprodukt.
Materiały dzielimy na podstawowe, pomocnicze, dostarczające energii (paliwo), opakowania, części zapasowe urządzeń i maszyn, odpadki.